こんにちは。税理士、元山です。
さて今回のコラムは、電池帳簿保存法について多い勘違い、について書いていきたいと思います。
最近お客様から、「電子帳簿保存法って、紙の書類をすべて電子化しなきゃいけないんですか？」と聞かれることが多いです。
電子帳簿保存法をややこしくしているのは、「電子で保存できる」と、「電子で保存しなければならない」が混在していることです。
では、これらの違いは何でしょうか？
電子で保存できるもの
電子で保存できるのは、自己が作成した仕訳帳や総勘定元帳、貸借対照表や損益計算書。その他、他者からもらった紙の注文書や見積書などです。
後者は、一定の要件を満たせば、スキャナ保存をすることで紙が不要になります。
電子で保存しなければならないもの
電子で保存しなければならないのは、そもそも相手から電子データで受領した請求書や納品書、領収書などです。
これらには、電子メールや、PDFが含まれます。
具体的にいうと、例えばアマゾンで買い物をすると、紙で請求書も領収書も発行されません。
すべて電子データを、アマゾンのサイトからダウンロードすることになります。
この場合、ダウンロードした請求書や領収書を、ある一定のルールで保存しなければなりません。
ただ、細かい規定なのでとりあえず保存さえしておけば、問題ないかと思います。
このルール通りにきっちりファイル名を規則正しく整理するのは、相当大変です。
ですが、どうしても電子データで保存や管理が難しいということであれば、今までどおり紙で印刷して保存しても認められる場合があります（税務調査の際に、ダウンロードの求めに応じる必要等あり）。
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