こんにちは。真岡市の税理士、元山です。
さて、今回はアジェンダが無い会議の非効率性についてお話しします。
「そもそも、アジェンダって何？」
と思われるかもしれませんが、ウィキペディアによると、アジェンダは以下のように説明されています。
会議における検討課題、議題、議事日程。（公的機関の）スケジュール、行動計画、日程表。ラテン語の「agenda」（「行動する」という意味の動詞「agere」の動形容詞「agendus」の中性複数形）に由来する。
https://ja.wikipedia.org/wiki/%E3%82%A2%E3%82%B8%E3%82%A7%E3%83%B3%E3%83%80
簡単に言うと、会議の進行表のことです。
例えるなら、運動会におけるプログラムです。
もし、運動会でプログラムがなかったら？
もし、運動会でプログラムがなかったらどうなるでしょうか？
きっと混乱しますね。ご想像のとおりです。
では、会議でアジェンダがなかったら？
混乱はしないかもしれませんが、話があっちに行ったりこっちに行ったりして、非効率になってしまう可能性が高いです。
会議で、予め決めておいた方が良いこと
会議は複数人が出席するものですから、指標を決めておかないと、声のでかい人の演説会になってしまったりします。
では、その指標とは何か？
最低限決めておきたいのは、「目的」と「ゴール」です。
目的とはつまり、「この会議って何のためにやるんだっけ？」ということです。
ゴールとはつまり、「この会議が終わった時にどういう状態になっていればいいんだっけ？」
ということです。
この２つを冒頭に確認することで、会議が迷走しても戻って来れますし、会議が終わった時に、「この会議のゴールは達成できたんだっけ？」と振り返ることもできます。
なお、会議資料は最低限アジェンダを文章にして共有することが大事ですが、ちょっと入り組んだ説明が必要な場合や、参加者に予備知識が不足しているような場合には、図や表を用いて説明すると、より参加者の理解が深まります。
ちなみに、私は顧問先様の会議のアジェンダや、図表入りの資料作成を支援することもあります。
これは、ITベンチャー企業で法人営業をやっていたから、できることでもあるのかなと思います。
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